Zaopatrzenie pełni niezwykle ważną, jak nie najważniejszą, funkcję w przedsiębiorstwie produkcyjnym, w tym przemysłowym. To właśnie na barkach zaopatrzenia opiera się w dużej mierze rentowność i rozwój danego przedsiębiorstwa. Dlatego kwestie związane z dostawami, producentami, towarem, surowcem i innymi pozyskiwanymi elementami produkcji, są bardzo ważne i potrafią spędzać sen z powiek przedsiębiorców.
Dlaczego zaopatrzenie jest tak ważne dla przedsiębiorstwa? Na jego wartość składa się kilka czynników. Po pierwsze dostępność surowców. Jeśli nie można pozyskać niezbędnych surowców, potrzebnych do produkcji tego, co jest przez przedsiębiorstwo sprzedawane, firma nie pracuje. Jeśli nie realizowane są zamówienia, odchodzą klienci, nie wspominając już o złej sławie, która będzie się „ciągnąć” za przedsiębiorstwem. Jest to jedno z najgroźniejszych zjawisk, gdyż odbudowa marki jest dość trudna.
Po drugie, jeśli przedsiębiorstwo nie produkuje, to nie sprzedaje. Jeśli nie sprzedaje, to nie zarabia. Jeśli nie zarabia, to przestaje się opłacać je prowadzić. Firma zostaje zamknięta, ludzie zostają zwolnieni. Po trzecie zaopatrzenie wpływa także na koszt produkcji i na ostateczną cenę produktu, a to oczywiście ma ogromny wpływ na konkurencyjność towarów lub usług, a w konsekwencji na liczbę klientów oraz dochód firmy.
Dlatego właśnie zaopatrzenie i wybór odpowiedniego dostawcy jest tak ważny dla przedsiębiorstwa. Dokonanie racjonalnego wyboru będzie miało realne konsekwencje na rentowność i jakość produkowanych towarów.
Na zaopatrzenie ma także wpływ dostępność surowców. Jeśli przedsiębiorstwo produkuje swój towar z surowców powszechnie dostępnych, których brak jest w zasadzie tylko chwilowy, to proces produkcyjny nie powinien być zatrzymany czy spowolniony z uwagi na brak surowca. Zupełnie inna sytuacja jest w przypadku, gdy dany surowiec jest sprowadzany z innego kraju, jest on bardzo rzadki lub trudno dostępny. Wówczas osoby zarządzające przedsiębiorstwem lub osoby odpowiedzialne za produkcję, logistykę i transport powinny ująć zaopatrzenie w ten surowiec wysoko na liście ryzyk występujących w przedsiębiorstwie. Analiza ryzyka jest bowiem bardzo ważnym elementem kontroli zarządczej przedsiębiorstwa.
Warto także zapoznać się z rynkiem dostawców i producentów danego surowca. Taka wiedza będzie bardzo przydatna w przypadku na przykład zerwania umowy o zaopatrzeniu. Można będzie wówczas zwrócić się do innego dostawcy. Zaleca się także dywersyfikowanie źródeł surowca, by nie wstrzymywać produkcji z powodu jego braku.